許多公司老闆常抱怨公司內部會議太多，時間都花在會議室內，甚至有排不出時間開會的現象。公司內會議為何會這麼多?一般認為就是「會而不議」，「議而不決」，「決而不行」，三大因素造成，但這些因素分析起來：
1.會而不議，其實就是會議沒有針對問題在開，也就是說會議沒有明定討論的議程，沒有規定參加的人員要報告的內容，所以報告者只報告自己想報告的項目。以公司每月的營運檢討會議來說，最常見的現象就是業務單位只報告市場概況與當月業績，而影響業績變化的三要素：客戶別的銷售變化，產品的組合，毛利率的差異等沒有分析，這樣如何知道業績變化的原因與潛在問題呢?同樣的，生產單位只報告當月的產出數量與品質良率，沒有報告各工序的原料投入損耗，工時的多寡，直接製造費用，那根本就是在報喜不報憂，有開會與沒開會一樣，這就是會而不議。
2.議而不決，主要就是主管空手道(到)。因為會議沒有議程規定，所以會前沒能先提供會議報告資料，與會的人員自然沒有辦法先了解要討論的問題所在，自然無法先準備；造成主管都是空手到，只是來「出席」會議，而不是來「參加」會議；只是來旁觀，注意開會議題不要延燒到自己身上，而不是來集思廣益一起解決問題。甚至有些主管連報告還帶部屬來一起參加，只要一談細節或是他不熟悉的業務，就找部屬代打甚至是用Line或手機Call out。有些主管則是自己報告後，就埋頭看自己的手機，不認真聽其他人的報告。
另一個議而不決的原因是，許多企業與會的人員，包含主席，對有疑問的數字或報告不充分的內容，不知道是看不出問題，還是要保持同事間的和諧，並不會加以質疑，也沒有繼續追問的習慣；所以明明是問題，但就輕輕放過，所以問題就不會獲得解決。
3.決而不行，就是對於上次殘留的議題，沒有追蹤進度，所以許多舊有問題點就一直殘存沒有結案，加上新議題因討論不徹底，尚有許多細節待討論；造成舊案未了新案頻生，問題原因相互糾纏變得更複雜。這種解決問題的速度低於新問題產生的速度，每月自然還要再加開其他會議來討論沒有討論到的問題，所以會議就會越來越多，哪裡開得完?
所以會議開不完的原因是，會議要報告的內容大家事先不知，與會人員因為沒有資料，也不瞭解各部門的數據，所以一直在狀況外；其次是會議的主席及與會人員開會沒有追根究柢的態度，後續沒有追蹤，因此造成公司內每人每天都有開不完的會，會議品質越開越差。
因此公司要減少會議，根本解決方法是：
1公司先訂定各部門的品質，成本，交期，效率等類似KPI的管理項目，要求各部門每周針對這些項目提報當周的相關數據，每月提報當月的彙總數據，這些管理數據需用一頁書面來呈現，管理單位將各頁彙總成管理周報或月報，定期發送相關主管參考，同時將各部門提交內容的完整性與及時性，列入部門主管績效評核項目，解決「會而不議」的問題。
2.各部門主管要先針對管理周報，覺得有需討論的內容，主動先用電話相互討論對策；每月開會時禁止再討論，而是要與會人員把已討論出來的對策及後續執行的進度在會議中提出報告；可以在會議中討論的，就只有重大的異常事件。如此與會人員每周大家都已私下進行討論，也都能先有共識，不會沒有進入狀況；開會只做進度報告與重大議題討論，解決「議而不決」的問題。
3.會後各項追蹤事項，訂立時效，交由專人負責追蹤進度，有延誤也列入部門績效，解決「決而不行」的問題。
建立一頁式的管理周報，其實就是進一步在管理公司內各部門的KPI進度。所以如果你覺得公司內部會議很多，永遠有開不完的會，那就把公司內各部門的KPI從每月管理進一步到每周管理，且主動提供，變成與其他部門相互討論的資訊，如此公司內部的開會效率才能改善。否則，就繼續抱怨會議太多吧。
留言列表
