陳漢鍾Clark Chen的部落格

   最近國內某人壽公司因為更換資訊系統問題不斷，除被主管機關罰款外，董事長更被要求撤換，成為國內大新聞。其實企業更換資訊系統是一大工程，成敗的關鍵，除了一開始評選資訊系統要謹慎(可參考「企業評選ERP系統，要知己知彼」部落格2016.09.12文章)，更換時專案的領導主管，參與的員工，資訊人員更是三大關鍵人員。

首要的關鍵人物是專案的領導主管，一般都是由公司內部高階主管擔任，主要工作就是負責專案的SSR即範圍(Scope)，時程(Schedule)與人力物力的預算(Resources)。三項中最困擾的就是決定規格書未明列的功能項目。國內高階主管由於大多缺乏資訊經驗，加上網路會傳播一些熱門名詞，如自動化數位化、人工智慧、大數據等，高階主管在一知半解下，常提出一些要求，讓專案團隊做也不是，不做也不是。

    許多企業使用ERP(企業資源管理)系統已有多年，老闆總覺ERP系統就是一個花錢的電腦系統，看不出對公司的作業能帶來甚麼效益。確實許多公司導入ERP系統後，協助公司從供應商進貨(採購原物料)，工廠排程，設備安排到生產製造，到產品或服務交運給客戶端，同時完成會計帳務與成本計算的整合管理，就如此而已。從上述的作業順序可以發現，如此只是將人工作業轉入電腦作業，紀錄各項作業過程，同時提供快速查詢資料的功能而已；其實ERP系統若真能好好運用，是可以發揮許多管理效益，也就是除了可以統計過去，還能管理現在，並找出有效的作業模式來預測未來。

        統計過去，是ERP系統最基本的作業功能，就是把輸入到電腦裡的資料加以統計即可，譬如銷售統計表，工廠半成品或倉庫成品的庫存統計表，應收應付帳款明細表等。一般公司只要老老實實地依照ERP系統的操作步驟，按部就班的把逐項交易的資料在發生的時間、地點，正確的輸入，即可以輕易達成統計過去的目的。而這幾乎也是目前使用ERP系統的企業，主要使用的功能；也因為如此，所以企業老闆才會覺得ERP系統效益不大。問題就出在，企業在ERP系統的應用上停留在「資料處理」的階段，沒有把資料轉為有用的資訊，因此要發揮ERP系統效益，在系統的應用上就必須進入第二階段的管理現在。

       常會接到軟硬體公司舉辦的ERP研討會邀請，會中不免介紹一些導入ERP成功導入的公司案例，這些成功案例特點不外系統順利上線發揮系統功能，降低庫存縮短結帳日數，提高公司作業效益。但是ERP系統順利上線發揮效益，是否就是成功?以ERP的導入來說，我覺得成功應有三個層次的指標。

第一是從專案構成的三要素SSR (Schedule專案時程、Scope專案範圍、Resources專案資源/預算)來評估，也就是說所謂成功，基本上要如期完成、如規格品質完成、如預算完成。

許多中小企業這幾年也開始在導入ERP套裝軟體，但是常出現ERP系統導入專案進行了大半年，卻仍無法順利上線。於是開始檢討問題出在哪裡?箭頭不是指向資訊系統本身功能不足，就是使用者不會使用兩個問題，形成資訊部門與使用單位相互踢皮球。

資訊部門的人員，認為套裝軟體的功能就是這個樣子，資訊部門最多只能外掛功能盡量滿足使用者需求，其他也無能為力；使用部門則覺得系統的設計根本不了解現有作業方式，使用不方便，所以不願意採用。結果卡在那裏，大老闆也不知如何是好。

目前最熱的名詞大概就是大數據了，許多公司總是期待利用大數據，可以提供外部市場的分析，消費者喜好分析，季節與銷售績效等分析；但是有數據庫就能分析出資訊來嗎?大家都知道有了資料，要變成資訊，進而變成有用的知識，甚或是智慧，其實還是全賴經手人員對於資料，有無好奇心，敏感度與想像力。

報載程式設計已排進台灣十二年國民基本教育課程綱要，從2018年中學開始就要學程式。這聽來有點興奮，也有點擔憂；興奮的是如此應該可以減少許多電腦應用的文盲，擔憂的是會不會因為學習後，開始出現許多自以為是的「電腦專家」。

在許多公司內就曾遇過一些人員，由於在其他公司用過電腦系統，或在學校上過電腦課程，寫過程式，所以當他們提出電腦報表的需求，討論電腦作業時，就會擺出一副電腦專家的姿態，質疑資訊人員的解釋是推託之詞，彷彿一朝吃過豬肉，就十分懂得如何料理豬肉。

國內採用ERP(Enterprise Resources Planning)軟體系統的企業，二十年來從營收百億以上的上市櫃公司到現在十數億的中小企業，算是一大突破。目前在市面上ERP市占率較高的對象大概是SAP，Oracle及鼎新三家公司。許多中小企業詢問這三家的產品，哪家較適合他們公司。要如何評選呢?

評選ERP系統與做生意一樣，要知己知彼，所以應從兩方面來評估，知彼就是要了解ERP軟體本身的功能與特色，知己則是要了解公司自身的需求，流程制度的標準性以及人員的素質等現況。

          很多人出國時都有去銀行兌換外幣的經驗，不知你有沒有發現，銀行高掛的外幣買賣匯率，所謂的買入與賣出，是指銀行的買入外幣與賣出外幣的價格，不是客戶的買入與賣出的價格。對於這種買方導向的表達方式，剛開始很難適應，這完全不是客戶導向的標示，而是銀行本位的標示。高掛的外幣買賣匯率不就是要給銀行的客戶觀看與了解的嗎?為何不是用客戶的角度來呈現，而是用銀行的角度來呈現呢?

或許銀行高高在上有其歷史的包袱，但是許多公司的表單名稱設計裡，也不知為什麼，總無法令人一目了然。舉例來說，有些公司的財務單位設有「付款單」，就令人看不懂，到底是你要付款給公司，還是公司要付款給你；事務機器損壞要填「叫修單」，那到底是填單人要叫人來修，還是填單人要請廠務或總務單位叫人來修?

更常見的是許多公司都有所謂的入庫單或出庫單，當你看到入庫單時，你不太能判別這到底是指原物料要從供應商收料到倉庫，還是生產線的成品要入到倉庫去?出庫單是指倉庫要發料到生產線，還是成品倉要出貨給客戶。

       2015年8月18日經濟日報的社論「落實生產力4.0，政府效能須先4.0」裡面提到，生產力4.0的口號響徹雲霄，儼然成為台灣產業出路的救贖，工業、服務業甚至農業都面對4.0的大趨勢，但在達成生產力4.0的方程式中，還有個一樣重要的環節，就是政府執行效能也要跟著4.0。政府對產業生產力瞭如指掌，但對本身的生產力卻似乎模糊不清，中華民國每年花1兆台幣請了數十萬公務員，到底效率如何？

        同樣的問題，也出現在在台灣現有的企業。不管是製造業、服務業甚至農業都面對4.0，高階主管要求員工要有所對應，但是主管本身是否了解到底要如何對應呢?

        目前所謂的工業4.0講的是第4次工業革命，範圍涵蓋機械、物聯網及大數據等。蒸汽動力帶動機械化生產是第一次工業革命，電力帶動大規模生產是第二次，第三次是資訊化，第四次是智慧製造。也就是機械透過物聯網結合大數據，智慧機械依據大數據提供的資料做判斷，智慧機械做出的東西，透過雲端或物聯網傳送到大數據進行分析及調整，在遠端進行遙控。

公司內部或市面上常有課程是開給生產製造、工程研發等非財會主管，有關如何編製預算，閱讀財務報表的課程；也有開給非人資主管，有關人員面試技巧，勞資相關法規的課程，但開給非資訊主管，有關電腦資訊作業相關的資訊課程，倒是很少看到，也不見於公司內部的教育訓練課程裡。

導致許多組織的資訊部門，面臨公司內部的部門主管因為對資訊作業的不了解，覺得資訊部門的程度不佳或是服務不好，對資訊部門抱怨連連；而資訊部門也怨聲載道，覺得公司的使用者是電腦白痴，提出的電腦需求完全沒有資訊作業的基本概念。

更糟糕的是公司的最高主管大多並不了解電腦如何作業，因此對部門間的資訊糾紛，完全無法仲裁；偏偏現代許多的管理報表與作業，已經不可一日無電腦了；面對公司的電腦硬體設備是否必須採購，維護是否需外包，應用軟體如何評估，功能如何選擇，資訊安全如何考量等，因為沒有一定的認識與了解，很難下決定。