公司內部或市面上常有課程是開給生產製造、工程研發等非財會主管,有關如何編製預算,閱讀財務報表的課程;也有開給非人資主管,有關人員面試技巧,勞資相關法規的課程,但開給非資訊主管,有關電腦資訊作業相關的資訊課程,倒是很少看到,也不見於公司內部的教育訓練課程裡。
導致許多組織的資訊部門,面臨公司內部的部門主管因為對資訊作業的不了解,覺得資訊部門的程度不佳或是服務不好,對資訊部門抱怨連連;而資訊部門也怨聲載道,覺得公司的使用者是電腦白痴,提出的電腦需求完全沒有資訊作業的基本概念。
更糟糕的是公司的最高主管大多並不了解電腦如何作業,因此對部門間的資訊糾紛,完全無法仲裁;偏偏現代許多的管理報表與作業,已經不可一日無電腦了;面對公司的電腦硬體設備是否必須採購,維護是否需外包,應用軟體如何評估,功能如何選擇,資訊安全如何考量等,因為沒有一定的認識與了解,很難下決定。
若再加上一些一知半解的使用部門主管,自覺自己已使用電腦多年,把電腦系統想成不過就是在使用辦公室軟體(office),想像大家都把資料放上雲端,不就到處可上網瀏覽資料,讀取電子郵信(e-mail)了嗎?同時大家都有手機,就讓主管人到哪裡都可以簽核文件,看各項管理報表,不是十分方便嗎?
所以資訊部門無庸置疑,成了眾矢之的,除了是花錢的單位之外,也是產出不佳的單位;就像早期有人譏笑會計人員是Bean counter(數豆子的人),取笑公司為何花人花時間在做點算豆子,這種便宜的小事上。
公司的電腦系統可以想像成每個人都在使用Excel那般單純,但並不是每個人所做的Excel報表或是Word文件,全部放在一起,就可以形成一個儲放資料的電腦系統;每個使用者想要什麼資料,直接進入這電腦系統裡,就可以抓到自己想要的資料內容。
因此必要的資訊知能課程有哪些呢?我覺得資料庫的概念,是非資訊主管最需要的基本資訊知能。大家都知道資料會存放在電腦的檔案裡面,但是電腦檔案與電腦檔案之間資料要能互通有無,必需依賴檔案與檔案之間要有共同的欄位,並且是在同一型類型的資料庫中,才能相連結(索引)。不同的資料庫要互通有無,是需要另做介面,才能做異質資料的相互連通的。
因此當資料一開始要儲放進檔案或資料表(Table)時,每張資料表(如人員基本資料)內的每個欄位(如姓名,身分證字號,薪水)必須先仔細考量,且要把往後需要連結的欄位(Key/鍵值)先想好,這是系統分析(SA)與系統設計(SD)的基本工作。
能夠在系統設計之前,把未來會互相索引的欄位先想好,就必須要有較豐富的工作或管理經驗,沒有經驗的電腦人員,規畫的檔案欄位內容,自然缺乏未來的擴展性;但是一般的電腦系統設計人員,大都沒有使用部門如產、銷、人、發、財的工作經驗,對使用部門的工作內容,也不夠了解,他們設計的電腦系統資料庫,自然沒有管理的深度與廣度。
使用部門的主管,就是這些非資訊的主管,如果有資料庫的基本概念,知道未來哪些資料必須要做相互索引,互相連結,就可以在系統需求討論階段,就把需要連通的管路建好,不是事半功倍嗎?也可以大幅降低電腦系統使用後,不斷在修修改改的通病。
每個部門都各有專業領域的工作,有時真的一下子也很難讓人了解。最麻煩的是,主管若不能了解這些專業領域的差異性,陷入「無知而不自知」,又自以為是,外行領導內行,公司的電腦系統自然就問題叢生了。
留言列表