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        很多人稱羨台塑的作業辦法,表單規範流程十分完整,為何會如此完整呢?首先是王永慶先生追根究柢的要求,養成了企業的文化;因此台塑內部若在執行工作,覺得作業有不順暢,需要調整時,總經理室的幕僚就會召開會議,連同電腦人員也一起參加;如此作業表單一改變,電腦系統也會跟著修改,大家習以為常;我二十幾年前在電腦單位時曾開玩笑的說,台塑各項作業規範,感覺上是三個月一小改,六個月一大改,所以電腦系統維護人員對公司各項作業辦法十分熟悉,很多變更的細節也很清楚,使用單位對作業的改變,也習以為常,認為持續的調整是必要的,沒有人會抗拒。

        後來在外界當管理顧問,協助導入企業的ERP電腦系統時,第一個要面對的問題,都是公司現有的作業流程與表單作業,要如何配合電腦作業。主要的難題幾乎都是,少有員工同意改變現有的作法,大部分都是要求電腦單位,設計的電腦作業方式來配合現有的人工作業方式,不管現有的人工作業方式是否順暢合理。

照著現有的作業方式進行電腦化,作業方式不見得會順暢;但有些公司從其他公司聘來的主管,也都想要照著他舊有公司的作法來做,每個人習慣自己的作法後,常自認為那就是最佳的作法典範(Best Practice),因此常造成越是後段作業的部門,如會計單位,作業越是越是繁瑣。

因此許多公司的成本結算,雖用電腦收集資料,但後面卻用人工來編製報表;電腦裡的資料需先過濾,才能使用;所以許多公司每月都已過了15日,財務管理報表才能統計出來;既缺乏時效性,又浪費許多的人工;可是要求會計單位主動出來做流程改善,他們又覺得這不是他們的工作。

        不想改變現狀,不只發生在電腦作業上,很多公司內部的表單不合用,辦法過時,作業流程繁複,各部門也是推來推去,沒有部門要主導。

        這種跨部門的工作當然需要更高層級的人員來參與,只是許多企業的高階主管,不想花時間在這種作業細項的討論上;其次是總經理,副總等高階主管,有可能因為本身專業的背景限制,並無法了解現行各項作業辦法到底應該如何運作比較合適;加上很多公司在總經理等高階主管旁,沒有設立富經驗的幕僚人員,所以各部門人員也就眼睜睜看著問題發霉,大家互相抱怨,久了之後,大家習慣了這種不正常的作業,也就不了了之。

因此許多高喊高科技的企業,作業方式都是大家各憑以往的作業經驗在做;這種蕭規曹隨因循過往,員工不想做改變的現象,無疑是台灣現有企業要升級的致命傷。

企業組織內一群有經驗的員工,遵照著一個不順暢的作業流程在作業,遇到作業障礙,大家逆來順受;在已進入全球競爭激烈的時代,看到台灣企業這種現象,感覺上好像看到早期,民智未開的部落住民,遇到大型的天災或不可知的疾病來襲,部落中小孩或老人感染疾病,甚或遇害,大家不知原因,也不知所措,只能在月圓之日,定期舉行祈福法會,由部落資深長老集體向天神膜拜,祈求災難快快過去;這時若有人號稱可以施展法術,讓災害消失,就會成為大家膜拜的英雄,或是成為部落的巫師。

因此有人戲稱現代的管理顧問這種工作為現代的巫師,想來也不是沒有道理。

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    陳漢鍾 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()