武漢肺炎這波疫情,擊垮了許多企業。嚴重的關門大吉,結束營業;稍佳者,進行減薪,資遣或放無薪假。有些公司由於工作負荷變輕,人力較為寬裕,會找員工整理工作區域,打掃清潔工作環境,甚至除垢除草等。其實企業內部工作負荷變輕,人力較為寬裕,公司應該利用此空檔,進行公司體質的調整,尤其是設法開源,對內節流,以及向下紮根三項基礎工作。
一、設法開源:就是重新檢視所處市場的規模,分析現有客戶貢獻度,以及現有產品配置比與毛利率,從中去釐清出公司的核心技術與競爭力到底為何;如此才能檢討公司現行的發展方向是否有偏差,公司三到五年的中長期計畫,是否能夠因應外部環境的變化,產品及客戶是否需要進行調整?
接著找產品研發,行銷業務,生產製造等部門主管,一起分析過去產、銷、人、發、財作業疏漏之處,找出根因後,再腦力激盪擬訂對策方案,比較利弊得失及所需投入的人力、物力資源,大家了解來龍去脈,有所共識,即可重新編製下半年的預算,並修訂各部門的績效評核項目(KPI)與評分方式。
基本上,企業必須是一個有機體,而不是官僚組織,要能針對外界環境的變化,有計畫有步驟的按時應變,如此才能與時俱進,永續經營;這波疫情過了,後面還是會有不同的黑天鵝陸續出現,想要成為百年企業絕不是守株待兔或坐井觀天,就能低空飛過,平安降落。
二、對內節流:就是推行全公司的品管圈活動,進行全公司的提案改善。鼓勵員工針對工作現有的作業規範,作業順序,作業方式,作業工具等提出改善建議;從自身工作,到與他人合作的工作,都可以提出改善建議。公司可以按照員工所提改善建議,依預估的效益高低,加以評分,年底則視執行狀況,發放獎金獎品做為獎勵,同時,也可以依執行所展現的效益,做為員工或主管年度職等級晉升的參考。
企業內部在不景氣時,若能積極進行提案改善活動,一來可以透過自動化,機械化,電腦化等提升公司作業效率,降低整體作業成本,在景氣復甦時,達成效率提升,成本下降的效果;二來用實質活動告知員工,公司確實展現追求卓越的企圖心,而不是牆上貼貼標語,口頭說說而已。
三、向下紮根:就是趁此空檔瞭解主管或員工現有技能是否不足,人員相互備援的是否完備。也就是針對現有的工作應具備的技能,現有主管或員工是否都具備,有無不足之處?每個員工是否都有工作代理人,以及可以代理的程度可以達到80%以上嗎?如果有不足之處,不景氣時就是最佳的訓練與應證的時機,在工作負荷較低時,可以進行人員的技能強化訓練;在時間較寬裕時,可以進行人員或主管的相互代理訓練或工作試作,部分資深的員工則可以做工作輪調。
如此員工技能若能提升,不僅讓員工有成就感,並且降低員工流動率帶來的困擾,員工技能提升,兩人做三個人的工作更可以降低成本,一舉數得。
公司面對不景氣,其實是在檢視公司經營者在ISO認證時的說、寫、做是不是一致。有遠見的經營者,應該會利用此時機,重新思考企業發展方向,設法提升內部作業效率,改善主管及員工的技能,不會只想到資遣,減薪,放無薪假這些招數吧。