許多企業在年終會召開公司經營績效的檢討會議，檢討的項目不外公司整體損益，業績達成率，以及往下展開的產品銷售金額、客戶滿意度、生產效率、品質良率、庫存水準、配送客訴、應收帳款、人員離職率等；從衡量指標的構面來看，這些大多停留在財務面及客戶面，缺乏內部作業流程構面及員工學習成長面的檢討。
而要改善財務指標及客戶指標，追根究柢，其實都須依賴組織內部有無相對應的作業辦法規範以及溝通良好的團隊人員，才能有效執行；因此企業年終績效檢討，最該進行的應是內部作業辦法的是否完善以及部門團隊有否合作無間的氛圍。
所謂內部作業辦法的完善，應包括：1.企業八大或九大作業循環內，所有作業項目是否都有作業流程、步驟說明、作業規範標準、作業表單及填寫說明、核決權限以及作業注意事項等；2.各作業步驟的成立、退回、變更修改、刪除作廢、資料留存，配合資訊系統的作業步驟，及須會簽的單位是否明確等事項。
國內企業幾乎都有申請ISO認證，但是抱著應付的心態居多。所以作業辦法都盡量以認證必備的流程為主，且盡量不要過於細項，以免作業步驟一有更動時，需修改的地方太多，徒增麻煩。因此作業辦法的撰寫都是只有架構，內容則能簡則簡能省則省，但求ISO老師認證時不要節外生枝為第一要務，如此一來內部參考價值就不高，十分可惜。
其實企業建立詳細完整的作業流程辦法及規範，可對企業帶來許多優點：首先，方便新手參考，也方便部門內人員的工作交接與輪調的進行，這也是確保員工可以在第一時間「把事做對做好」。尤其國內企業中小居多，人員流動快速，作業辦法及規範建立完整，才能有效應付人員流動問題；其次是，有了完整的作業辦法，就不一定要找到優秀的員工才能推動工作，只要在公司流程規劃單位安置具有實務經驗的人員，主導協調企業內各項作業辦法及規範；各功能單位只要依照作業辦法確確實實執行即可，不需每個部門一定要擺放多麼聰慧的人員。
由於建立作業辦法需要長期投入時間及人力來進行，因此在作業辦法的擬定過程中，必須部門主管也投入時間，一起挽起袖子參與作業流程的討論設計，培養革命感情；主管不要認為討論作業步驟是瑣碎之事，因此不願撥時間參與，如此會陷入主管只出嘴提需求，卻不知部屬日常作業的辛苦；一旦作業有出錯或執行不當時，又只會責怪部屬，不知問題所在，久而久之，員工就是抱著不做不錯的心態在應付，主管與部屬的距離也越來越遠。
以前台塑企業內部晉升課長階，都要考相關的作業辦法及規定。如此培養主管縱使沒有吃過豬肉，也大概知道豬的模樣，有助於主管的領導以及與部屬的溝通。
所以企業應該每年年終時，應舉辦公司內部作業辦法改善發表會，一如年度的品管圈活動一樣，由主管領銜，一方面跨部門可以互相學習觀摩，進一步了解其他相關部門的作業；另一方面也可以相互協助找出現有的作業規定是否有窒礙難行之處，或有難以配合的地方。如此各部門互相切磋，也是最好的公司在職教育與員工的學習成長，一舉數得。
公司每年舉辦此種檢討會，也可以選拔前三名的發表者給予獎勵。花小錢不僅可以幫企業建立好百年基業，同時也宣示公司重視作業規範的訂定，而不是等到ISO要來重新認證時，才找幾位員工大家東拼西湊，只求通過認證。
企業擬訂好年度策略及預算，有完備的內部作業辦法及熟悉規範合作無間的團隊，是能否達標的兩大支柱；所以年度檢討最應該檢討的是，公司內部作業辦法是否完備，部門主管是否帶領團隊一起學習成長，而非只是檢討財務或業績指標。
留言列表
