陳漢鍾Clark Chen的部落格

許多公司為了作業方便，都訂有一些作業標準，辦法規定或SOP等，做為員工工作依循，希望久而久之形成習慣及行為，同時也塑造成企業工作的文化。

但在執行這些作業規定，總會遇上一些特殊情況的時候，譬如發貨倉規定三點後不再接當天的要出貨的檢貨單了，以免耽誤貨車的出貨時間；但是當業務臨時有急單要出貨時，倉庫可以拒絕嗎?這時單位主管就遇到兩難，若答應配合，此例一開，往後所有業務就覺得有例可循，要求比照辦理，規定辦法形同虛設；但是不答應就會被批為配合度差，官僚沒有彈性，沒有客戶導向。如何拿捏?

我曾到一家客戶簡報企業資訊系統的規劃專案，業主最後詢問執行這專案有哪些可能的潛在風險。當時自認對系統開發專案做過多次，不管是功能規格的管控，所需耗費人力，專案必要的時程都十分解瞭，所以回答這專案沒有甚麼潛在風險。

這種自認工作經驗豐富，導致自我感覺良好，不把管理過程中各種可能潛在的風險，預做評估先做防範的作風，其實在許多企業主與主管身上都看得到。為何會有這種現象，除了個人失敗經驗不夠多之外，主要應該有兩個原因，一是不知問題存在，但自己也不會主動去查覺，就形成「人無遠慮必有近憂」，落入「溫水煮青蛙」的情況；另一是明知問題存在，但因調整曠日廢時，非一人之力可以完成，這是「冰凍三尺非一日之寒」的情況，所以視而不見，當做沒有問題，自欺欺人。

    許多企業使用ERP(企業資源管理)系統已有多年，老闆總覺ERP系統就是一個花錢的電腦系統，看不出對公司的作業能帶來甚麼效益。確實許多公司導入ERP系統後，協助公司從供應商進貨(採購原物料)，工廠排程，設備安排到生產製造，到產品或服務交運給客戶端，同時完成會計帳務與成本計算的整合管理，就如此而已。從上述的作業順序可以發現，如此只是將人工作業轉入電腦作業，紀錄各項作業過程，同時提供快速查詢資料的功能而已；其實ERP系統若真能好好運用，是可以發揮許多管理效益，也就是除了可以統計過去，還能管理現在，並找出有效的作業模式來預測未來。

        統計過去，是ERP系統最基本的作業功能，就是把輸入到電腦裡的資料加以統計即可，譬如銷售統計表，工廠半成品或倉庫成品的庫存統計表，應收應付帳款明細表等。一般公司只要老老實實地依照ERP系統的操作步驟，按部就班的把逐項交易的資料在發生的時間、地點，正確的輸入，即可以輕易達成統計過去的目的。而這幾乎也是目前使用ERP系統的企業，主要使用的功能；也因為如此，所以企業老闆才會覺得ERP系統效益不大。問題就出在，企業在ERP系統的應用上停留在「資料處理」的階段，沒有把資料轉為有用的資訊，因此要發揮ERP系統效益，在系統的應用上就必須進入第二階段的管理現在。

某天，倉庫的阿強如平常駕著熟悉的堆高機，升高要取最上層貨架的商品時，瞬間把堆疊在棧板上的貨物，從三米高的貨架上摔落到地面，造成商品全毀。

一般公司遇到這種狀況會如何處理?最常見的方式就是，倉管組長把倉管員阿強臭罵一番，然後就想辦法粉飾太平，並協助報廢商品，掩蓋問題。如果紙包不住火，部門主管去詢問倉管組長怎會發生此種問題，標準答案大概就是員工作業不小心；若問他如何改進，標準答案大多是往後會請員工多加注意，不然就是這次先口頭警告，下次再做懲罰，以求結案。

        年近歲末，又是開始編制下一年度公司目標與預算的時節；編製過程中，公司未來的策略方向與目標都需要主管充分理解與配合，才能順利達標。許多公司編制前擔心內部雜音太多，都會舉辦一整天或是兩天一夜的主管共識營，希望可以打開主管彼此的心結，加強跨部門的合作。

一般進行的方式很多種，有從外部找來所謂的名師，或做演講，或看影片案例介紹一些管理技能手法，或是講師自己心靈雞湯經驗分享；另外有的公司則是舉辦戶內或戶外的團隊活動，有所謂的創意思考，也有團隊闖關遊戲，也有由老闆本人或高階主管上台說明公司的經營理念，經營願景等等宣示性的作法。但是有效果嗎?

不知是何時開始的新風潮，許多電台會找甚麼塔羅牌大師、星座大師等供聽眾打電話進來詢問轉換工作，可否購屋，結婚等人生大事的抉擇，感覺好像又回到以往民智未開，大眾不問蒼生問鬼神的年代，其實人生有些大事疏忽不得，大眾還是要謹慎評估。

現代社會由於景氣變化快速，一般人想要終老一家公司變得十分困難，所以只好從對公司忠誠轉而變為對專業忠誠，如此每個人在轉換工作時，該評估甚麼呢?

         國內許多公司對想做的事情，部門沒有達成，或是部門做出來的成效與老闆想的有落差時，常要人資對部門的人員工作內容進行盤點，或對部門的工作職掌做檢討。最常見的就是要員工用一張表先列出自己日常主要的工作項目，然後每項工作後面再註明每日或每周或每月或每季/年，約需花多少工作小時，檢討員工每月的工時；之後再把員工的工作內容表彙總，與部門工作職掌比對是否符合。每次看到此作法，總百思不得其解。

員工工作未達標，可能是主管指示不清，或監督不週，如何能完全歸咎於員工；若是技能不佳，那可能主管與員工都加強訓練。讓員工自填工作內容及工作時間，這樣可以看出部門人員太多或太少? 彙總員工自填的工作內容，去與部門的工作職掌比對更是奇怪。

這期商業周刊(1597期, 2018年6月)又對政府的KPI檢視了一番，結論是需要打掉重練。類似像KPI這種管理手法，許多公司推行過，有的可以生根發芽，開花結果，發揮該有的效益；有的公司只是曇花一現，有的則不了了之，有的靈肉分離聊備一格，有的則是煙消雲散彷如一場噩夢。

有效果的公司，會持續進行並做改善；沒有發揮效益的公司，常就歸咎於管理手法有問題。同樣的管理作為，為何在不同的公司內推行，卻有不同的結果呢?其實主要關鍵就在於組織內主管與部屬管理技能的成熟度。

          最近北農總經理事件鬧得沸沸揚揚，其中一項是被議員質詢總經理看不懂財報，被譏為「高級實習生」。若以看懂財報這件事來說，首先要先釐清兩件事，一是所謂的財務報表指的只是財務三表嗎，還是包含其他單位的經營報表?二是看懂的意思是甚麼?

企業財務三表是指損益表，資產負債表，現金流量表等每月財務單位一定會製作的三個基本表，但是從這三個表的資料，各單位其實可以衍生出許多經營相關的管理分析報表，這也包含嗎?二是看懂有幾個層次，最基本是了解報表的數字代表的意思；其次是看出報表呈現的經營問題；三是可以對報表呈現的經營問題找出對策，提出改善指示。

        許多企業老闆常想塑造良好的企業文化，以期搭配企業使命、願景與策略。因此會定期進行公司價值觀、經營理念的宣導，甚至舉辦主管共識營，員工家庭日等活動，希望員工更了解企業的文化。

        甚麼是企業文化，我覺得企業文化是組織由其價值觀及理念，經由處事方式形成的形象。簡單說就是組織運作時，處理事務的行為，也可以說是公司經營團隊等高階主管有怎樣的管理行為，就會出現怎樣的文化。