公司要修改請購及採購作業管理辦法,採購單位說我們不是請購單位,所以請購的作業流程與表單,要由請購單位來撰寫;採購單位只負責生產性用料,所以庶務用品的採購作業辦法,要由行政總務單位來撰寫。因此一份請購採購管理作業辦法的修訂,就會因為作業流程橫跨了數個部門,部門間推來推去,不知道誰要處理。
要解決這種跨部門合作問題,當然是部門的處級主管的責任。但是公司越是高階的主管,都是某一部門出身,本身專業難有足夠的知識去解決。除非高階主管如總經理,內設有總經理室專職的幕僚,如專員或特別助理等來負責,否則橫向部門的整合要高階主管親自處理,是不可能的事。大家可以線上查詢一下徵才網站高階主管的條件,都會看到要能「跨單位整合重大專案任務推動」或是「協助主管進行跨部門溝通協調作業」。就可見跨單位的整合與溝通協調是許多組織共有的痛。
另一方法就是公司在員工的績效考核,除了評核目標的達成率,也評核人員的行為職能,把「主動積極」,或是「團隊合作」等職能也當成員工年終考核的項目之一,讓主管與員工願意往前多跨出一步,拋棄本位主義,實務的作法可以參考之前發表的”部門KPI如何與員工績效考核連結”一文。或是對各部門進行內部客戶的滿意度調查,讓部門彼此做評比,也培養員工客戶導向的觀念,避免部門主管對所分配的任務,總是先想到「做這事對我部門有何好處」,若沒有好處,為何要做的想法;同時主管多做事,一定會增加自己部屬的工作負荷,引起部屬的不滿;因此組織要做好跨部門合作,若有制度上的協助,會更順利。